Effizient und rechtskonform: elektronische Rechnungen mit diaLIMS

Neue Regelungen zur elektronischen Rechnung

Die Bundesregierung und der Bundesrat haben im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen, dass ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen für inländische B2B-Umsätze verpflichtend sind. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz im Geschäftsverkehr zu erhöhen und Papierdokumente zu reduzieren. Der Gesetzestext wurde am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht (BGBl 2024 I Nr. 108).

Was sind eRechnung, XRechnung, ZUGFeRD und elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss die europäische Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung erfüllen. Die elektronische Rechnung wird auch als eRechnung oder E-Rechnung bezeichnet.

Zu den gängigen Formaten, die die Norm erfüllen, gehören die XRechnung und ZUGFeRD. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD ermöglichen eine standardisierte, strukturierte und maschinenlesbare Rechnungsverarbeitung.

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Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format. Es wird vorrangig im öffentlichen Auftragswesen in Deutschland verwendet und ist dort seit einigen Jahren sogar verpflichtend. Eine visuelle Begutachtung der XRechnung ist allerdings nicht einfach, da das XML-Format keine visuelle Rechnung beinhaltet. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format, das ein visuelles Rechnungsdokument als PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. Es ist daher sowohl für die visuelle Prüfung durch Menschen als auch für die maschinelle Verarbeitung geeignet.

Termine und Fristen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle inländischen B2B-Umsätze in Kraft. Unternehmen müssen ab diesem Datum in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Es gibt jedoch Übergangsregelungen, die bis zum 31. Dezember 2026 die Verwendung von Papierrechnungen weiterhin zulassen. Andere elektronische Formate, wie PDF, dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers verwendet werden.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 weiterhin andere Formate nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 sind dann alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden.

Herausforderungen für Unternehmen

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung bringt einige Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen ihre Rechnungsstellungsprozesse an die neuen elektronischen Formate anpassen. Dies erfordert technische Anpassungen und die Sicherstellung der Compliance mit den gesetzlichen Vorgaben. Darüber hinaus müssen die neuen Formate in bestehende ERP- und Finanzsysteme integriert werden, was zusätzliche Investitionen und Ressourcen erfordern kann.

Die Lösung: diaLIMS

Unser diaLIMS bietet umfassende Unterstützung bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung. Mit diaLIMS können Sie elektronische Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format automatisch erstellen, effizient verwalten und archivieren. Die Software überprüft die Konformität der Rechnungen mit den gesetzlichen Anforderungen und sorgt für den sicheren und rechtskonformen Versand der elektronischen Rechnungen an Ihre Geschäftspartner. Mit diaLIMS sind Sie bestens auf die Zukunft der Rechnungsstellung vorbereitet. Unsere Software stellt sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und Ihre Prozesse effizient und transparent gestalten können.

Fazit und Ausblick

Die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung ab 2025 stellt Unternehmen vor Herausforderungen, bietet aber auch Chancen zur Optimierung und Effizienzsteigerung. Mit diaLIMS sind Sie auf der sicheren Seite und können den Übergang problemlos meistern. Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und setzen Sie auf eine zukunftssichere Lösung für Ihre Rechnungsprozesse mit diaLIMS.

diaLIMS unterstützt die elektronische Rechnungsstellung seit Version 13 Release 5. In den Folgeversionen sind weitere Möglichkeiten dazugekommen, und wir erweitern die Unterstützung der E-Rechnung stetig. Den aktuellen Stand und die nächsten Schritte finden Sie auf unserer Seite E-Rechnung.