E-Rechnung mit diaLIMS

E-Rechnungspflicht? Ihr LIMS ist vorbereitet.

diaLIMS erstellt elektronische Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD direkt aus Ihren Aufträgen und Proben, prüft sie mit dem KoSIT-Validator, versendet und archiviert sie. Ab Januar 2027 kommen die UBL-Syntax und die frei konfigurierbare Zuordnung zu den Business Terms der EN 16931 hinzu, auch für ältere diaLIMS-Versionen.

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Zwei Personen geben sich vor einem leuchtenden Schloss die Hand, Sinnbild für sicheren digitalen Austausch

E-Rechnungen direkt aus dem LIMS

Kein Medienbruch zwischen Labor und Buchhaltung.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt schrittweise die Pflicht zum Versand. Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931.

diaLIMS unterstützt die elektronische Rechnung seit Version 13.5:

  • XRechnung und ZUGFeRD (Factur-X) automatisch erzeugen, beide in der CII-Syntax
  • Rechnungen direkt aus Aufträgen, Proben oder Nachweisen, auch als Teilrechnung
  • Prüfung mit dem KoSIT-Validator vor dem Versand
  • Sicherer Versand und Archivierung im System
  • Ab Januar 2027: XRechnung auch in UBL und frei konfigurierbare Zuordnung der Felder auf die BT-Codes

Zum Customer Relationship Management

Pflicht-Check

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Sie?

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze schrittweise Pflicht. Prüfen Sie in zwei Klicks, was für Ihre Rechnungen gilt und wie viel Zeit Ihnen noch bleibt.

1 An wen stellen Sie Rechnungen?
2 Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €?

    diaLIMS erstellt E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD (Factur-X) automatisch, prüft sie mit dem KoSIT-Validator, versendet und archiviert sie. Seit Version 13.5 und laufend erweitert.

    Vereinfachte Übersicht auf Basis des Wachstumschancengesetzes (BGBl. 2024 I Nr. 108), Stand Oktober 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung; Sonderfälle sind nicht berücksichtigt.

    Format-Wegweiser

    Welches Format braucht Ihre Rechnung?

    XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, UBL, CII: Die Begriffe liegen auf verschiedenen Ebenen. Wählen Sie, wer Ihre Rechnung erhält, und sehen Sie, welches Format, welche Syntax und welcher Übertragungsweg passen. Im Ebenenmodell leuchtet der Weg Ihrer Rechnung auf.

    1 Wer erhält die Rechnung?
    2 Soll die Rechnung auch ohne Software lesbar sein?
    Empfehlung

    Syntax
    Profil
    Übertragung

    1Norm
    2XML-Syntax
    3Format und Profil
    4Übertragung

    Vereinfachte Orientierung, Stand Oktober 2026, keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Formate und Kanäle ein Empfänger akzeptiert, legt er selbst fest.

    Grundwissen

    E-Rechnung verständlich erklärt

    Merksatz: EN 16931 definiert die Inhalte. UBL und CII definieren die XML-Struktur. XRechnung, ZUGFeRD und Peppol legen darauf zusätzliche Regeln, Profile oder Übertragungswege fest.

    Die europäische Norm als Regelbasis

    Die EN 16931 beschreibt, welche Daten eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie fachlich aufgebaut sind: Rechnungsnummer, Datum, Käufer und Verkäufer, Positionen, Steuern und Summen.

    • BT (Business Terms): 165 einzelne Datenfelder, zum Beispiel BT-1 Rechnungsnummer
    • BG (Business Groups): Gruppen von Feldern, zum Beispiel BG-25 Rechnungsposition
    • BR (Business Rules): Prüfregeln, zum Beispiel „Bruttobetrag = Nettobetrag + Umsatzsteuer“

    Die Norm ist kein Dateiformat. Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) schränkt sie für einen bestimmten Zweck ein und bleibt normkonform, wie die XRechnung.

    BT-Codes im XML ansehen

    Archiv mit Karteischränken

    Der deutsche Standard für Behörden

    Die XRechnung ist die deutsche CIUS der EN 16931: eine reine XML-Datei ohne Druckbild, wahlweise in UBL- oder CII-Syntax.

    • Pflicht im öffentlichen Auftragswesen, adressiert über die Leitweg-ID (BT-10)
    • Erkennbar an der Spezifikationskennung (BT-24)
    • Gültig ist XRechnung 3.0 (aktuelles Bundle 3.0.2), mindestens bis zum 31.07.2027
    • XRechnung 4.0 setzt die überarbeitete EN 16931-1:2026 um; eine Vorversion erschien im September 2026, die endgültige Fassung ist für Frühjahr 2027 angekündigt
    • Rechnungen an den Bund laufen über OZG-RE; geprüft wird mit den Regeln des KoSIT-Validators
    • diaLIMS erzeugt die XRechnung heute in CII, ab Januar 2027 auch in UBL

    XRechnung-Felder ansehen

    PDF für Menschen, XML für Maschinen

    ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe Hybridformat unter zwei Namen: ein lesbares PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML-Datei (factur-x.xml). Seit Version 2.1 sind beide Spezifikationen technisch identisch.

    • EN 16931 (COMFORT): der Standard für B2B, deckt die meisten Anforderungen ab
    • EXTENDED: nur, wenn Ihre Branche die zusätzlichen Handelsdaten wirklich braucht
    • XRECHNUNG: für Rechnungen an deutsche Behörden
    • MINIMUM und BASIC WL: erfüllen die deutschen Rechnungsanforderungen nicht
    Zwei Personen prüfen gemeinsam eine Rechnung mit Taschenrechner und Laptop

    Rechnungsaustausch über Ländergrenzen

    Peppol BIS Billing 3.0 ist kein eigenes Rechnungsformat, sondern eine CIUS auf Basis von UBL 2.1 für den Austausch über das Peppol-Netzwerk.

    • Bestimmte Felder sind Pflicht, etwa rechtlicher Name, Anschrift und die Peppol-Endpoint-ID beider Parteien
    • Dadurch tauschen zwei Unternehmen Rechnungen aus, ohne sich vorher über optionale Felder abzustimmen
    • Der Versand läuft über Access Points nach dem Vier-Ecken-Modell
    • In der Rechnung steht der Geschäftsprozess im Feld BT-23

    Die Unterstützung von Peppol BIS Billing ist in diaLIMS geplant.

    Leitstand mit mehreren Bildschirmen

    Zwei Syntaxen, dieselben Inhalte

    UBL (Universal Business Language, OASIS) und CII (Cross Industry Invoice, UN/CEFACT) sind die beiden XML-Syntaxen, die die EN 16931 zulässt. Beide bilden dieselben Business Terms ab; nur die XML-Struktur unterscheidet sich.

    • UBL: Standard im Peppol-Netzwerk, Elemente mit cbc: und cac:
    • CII: in jedem ZUGFeRD-PDF, Elemente wie SellerTradeParty und SpecifiedTradeSettlement
    • XRechnung: in beiden Syntaxen möglich, beide sind nach der Prüfung gleichwertig
    • In diaLIMS: heute CII für XRechnung und ZUGFeRD, ab Januar 2027 auch UBL

    Für die Zuordnung in diaLIMS bleibt die fachliche Ebene (BT, BG, BR) gleich; nur das XML wird anders geschrieben.

    UBL und CII vergleichen

    Programmcode auf einem Bildschirm
    So funktioniert es

    Vom Laborauftrag zur geprüften E-Rechnung

    In diaLIMS entsteht die E-Rechnung aus denselben Daten wie Ihr Prüfbericht. Klicken Sie auf einen Schritt für Details.

    Auftrag

    Kunde, Ansprechpartner, Bestellnummer, Positionen und kundenindividuelle Preise stehen bereits im Auftrag. Für Behörden ist die Leitweg-ID am Ansprechpartner des Rechnungsempfängers hinterlegt.

    Zur Belegkette im CRM

    Rechnung

    diaLIMS erzeugt die Rechnung automatisch, auch als Teil- oder Gesamtabrechnung. Gutschriften und Stornos erhalten die passende Rechnungsart (BT-3).

    Zuordnung

    Jedes Rechnungsfeld wird einem Business Term der EN 16931 zugeordnet. Ab Januar 2027 ist diese Zuordnung frei konfigurierbar, auch in älteren diaLIMS-Versionen.

    Zuordnung ansehen

    Prüfung

    Vor dem Versand prüft diaLIMS die Rechnung mit dem KoSIT-Validator, also mit denselben Regeln, die auch die Rechnungseingangsplattformen der Behörden verwenden. Fehler fallen auf, bevor die Rechnung Ihr Haus verlässt.

    Versand

    Die Rechnung geht als XRechnung (XML in CII-Syntax, ab Januar 2027 auch UBL) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten) sicher an Ihren Geschäftspartner.

    Archiv

    Alle E-Rechnungen werden in diaLIMS verwaltet und archiviert und bleiben mit Auftrag, Zahlung und Mahnstufe verknüpft.

    Ausprobieren

    Eine Rechnung, zwei XML-Syntaxen

    Klicken Sie auf ein Feld der Rechnung oder auf eine XML-Zeile: Sie sehen den Business Term, ob er Pflicht ist, woher diaLIMS den Wert nimmt und wo er im XML steht. Wechseln Sie zwischen CII und UBL, oder markieren Sie alle Pflichtangaben für die XRechnung.

    Laborweg 1 · 12345 MusterstadtUSt-IdNr.
    RechnungsempfängerAm Wasserwerk 5 · 54321 BeispielstadtE-Rechnung an:
    Rechnungsnummer
    Rechnungsdatum
    Leitweg-ID
    Ihre Bestellung
    Unser Auftrag
    LeistungMengePreisUStBetrag
    NettobetragUmsatzsteuerBruttobetragZahlbetrag
    , fällig am auf IBAN Kontakt: · · Rechnungseingang:

    Quelle in diaLIMS
    XPath CII

    <rsm:CrossIndustryInvoice><rsm:ExchangedDocumentContext><ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter><ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</ram:ID></ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter></rsm:ExchangedDocumentContext><rsm:ExchangedDocument><ram:ID>RE-2026-0911</ram:ID><ram:TypeCode>380</ram:TypeCode><ram:IssueDateTime><udt:DateTimeString format="102">20261013</udt:DateTimeString></ram:IssueDateTime></rsm:ExchangedDocument><rsm:SupplyChainTradeTransaction><ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem><ram:AssociatedDocumentLineDocument><ram:LineID>1</ram:LineID></ram:AssociatedDocumentLineDocument><ram:SpecifiedTradeProduct><ram:Name>Mikrobiologische Untersuchung</ram:Name></ram:SpecifiedTradeProduct><ram:SpecifiedLineTradeAgreement><ram:NetPriceProductTradePrice><ram:ChargeAmount>48.00</ram:ChargeAmount></ram:NetPriceProductTradePrice></ram:SpecifiedLineTradeAgreement><ram:SpecifiedLineTradeDelivery><ram:BilledQuantity unitCode="C62">4</ram:BilledQuantity></ram:SpecifiedLineTradeDelivery><ram:SpecifiedLineTradeSettlement><ram:ApplicableTradeTax><ram:TypeCode>VAT</ram:TypeCode><ram:CategoryCode>S</ram:CategoryCode><ram:RateApplicablePercent>19</ram:RateApplicablePercent></ram:ApplicableTradeTax><ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation><ram:LineTotalAmount>192.00</ram:LineTotalAmount></ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation></ram:SpecifiedLineTradeSettlement></ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem><ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>…</ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem><ram:ApplicableHeaderTradeAgreement><ram:BuyerReference>991-12345-67</ram:BuyerReference><ram:SellerTradeParty><ram:Name>Muster-Labor GmbH</ram:Name><ram:DefinedTradeContact><ram:PersonName>Anna Schmidt</ram:PersonName><ram:TelephoneUniversalCommunication><ram:CompleteNumber>+49 123 4567-0</ram:CompleteNumber></ram:TelephoneUniversalCommunication><ram:EmailURIUniversalCommunication><ram:URIID>a.schmidt@muster-labor.example</ram:URIID></ram:EmailURIUniversalCommunication></ram:DefinedTradeContact><ram:PostalTradeAddress>…</ram:PostalTradeAddress><ram:URIUniversalCommunication><ram:URIID schemeID="EM">rechnung@muster-labor.example</ram:URIID></ram:URIUniversalCommunication><ram:SpecifiedTaxRegistration><ram:ID schemeID="VA">DE123456789</ram:ID></ram:SpecifiedTaxRegistration></ram:SellerTradeParty><ram:BuyerTradeParty><ram:Name>Stadtwerke Beispielstadt</ram:Name><ram:PostalTradeAddress>…</ram:PostalTradeAddress><ram:URIUniversalCommunication><ram:URIID schemeID="EM">rechnungseingang@sw-beispielstadt.example</ram:URIID></ram:URIUniversalCommunication></ram:BuyerTradeParty><ram:SellerOrderReferencedDocument><ram:IssuerAssignedID>AU-2026-0318</ram:IssuerAssignedID></ram:SellerOrderReferencedDocument><ram:BuyerOrderReferencedDocument><ram:IssuerAssignedID>BE-2026-4711</ram:IssuerAssignedID></ram:BuyerOrderReferencedDocument></ram:ApplicableHeaderTradeAgreement><ram:ApplicableHeaderTradeDelivery/><ram:ApplicableHeaderTradeSettlement><ram:InvoiceCurrencyCode>EUR</ram:InvoiceCurrencyCode><ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans><ram:TypeCode>58</ram:TypeCode><ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount><ram:IBANID>DE02120300000000202051</ram:IBANID></ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount></ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans><ram:ApplicableTradeTax>…</ram:ApplicableTradeTax><ram:SpecifiedTradePaymentTerms><ram:Description>Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug</ram:Description><ram:DueDateDateTime><udt:DateTimeString format="102">20261027</udt:DateTimeString></ram:DueDateDateTime></ram:SpecifiedTradePaymentTerms><ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation><ram:LineTotalAmount>572.00</ram:LineTotalAmount><ram:TaxBasisTotalAmount>572.00</ram:TaxBasisTotalAmount><ram:TaxTotalAmount currencyID="EUR">108.68</ram:TaxTotalAmount><ram:GrandTotalAmount>680.68</ram:GrandTotalAmount><ram:DuePayableAmount>680.68</ram:DuePayableAmount></ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation></ram:ApplicableHeaderTradeSettlement></rsm:SupplyChainTradeTransaction></rsm:CrossIndustryInvoice>

    Vereinfachtes Beispiel mit erfundenen Daten und gekürztem XML (Namensräume, Anschriften und Steueraufschlüsselung ausgelassen). Die Quellen in diaLIMS zeigen einen Auszug der Standardzuordnung. diaLIMS erzeugt heute CII; ab Januar 2027 auch UBL, und jede Zuordnung ist dann frei konfigurierbar.

    Ausblick

    So entwickeln wir die E‑Rechnung in diaLIMS weiter

    Wir erweitern diaLIMS laufend, damit Sie für alle Anforderungen an die E-Rechnung gerüstet sind.

    1. HeuteVerfügbar

      XRechnung und ZUGFeRD

      Seit Version 13.5: E-Rechnungen in der CII-Syntax erzeugen, mit dem KoSIT-Validator prüfen, versenden und archivieren.

    2. Januar 2027In Entwicklung

      UBL und frei konfigurierbares Mapping

      XRechnung zusätzlich in der UBL-Syntax. Jedes Rechnungsfeld lässt sich frei den Business Terms der EN 16931 zuordnen. Die Funktion lässt sich auch in ältere diaLIMS-Versionen einbauen und konfigurieren.

    3. 1. oder 2. Quartal 2027Geplant

      Eingangsrechnungen

      E-Rechnungen Ihrer Lieferanten importieren, validieren und lesbar anzeigen. Auf Kundenwunsch auch früher.

    4. SpäterGeplant

      Peppol BIS Billing

      Rechnungsaustausch über das europäische Peppol-Netzwerk.

    Stand: Oktober 2026. Termine für geplante Funktionen können sich ändern.

    Bereit für die E-Rechnung?

    Wir zeigen Ihnen, wie diaLIMS Ihre Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD erstellt und prüft, bei Ihnen im Betrieb oder in einer Online-Präsentation.

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    Häufige Fragen zur E-Rechnung