Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen in Deutschland elektronisch versenden, ab 2028 alle Unternehmen. diaLIMS erstellt E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD direkt aus Ihren Aufträgen.
Customer Relationship Management mit diaLIMS
Ihre Kunden im Blick. Vom Angebot bis zur Zahlung.
diaLIMS bringt alle Module für die Verwaltung Ihrer Kunden und Kundenbeziehungen mit: Kundendaten, Ansprechpartner und Kontakthistorie, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Zahlungen. Weil das CRM vollständig in die Laborfunktionen integriert ist, entsteht die Rechnung direkt aus den Proben, und jeder Kontakt bleibt nachvollziehbar.
Labore, die ihr CRM und Rechnungswesen mit diaLIMS führen
Ein CRM, das Ihr Labor kennt
Kunden, Kontakte und Vorgänge direkt im LIMS.
Ein eigenständiges CRM weiß nichts von Proben, Prüfplänen und Befunden. In diaLIMS ist das anders: Kundendaten, Kontakthistorie und alle Vorgänge vom Angebot bis zur Rechnung hängen direkt an Ihren Laboraufträgen. So haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre Kunden und können jeden Kontakt strukturiert nachvollziehen.
- Kunden und Ansprechpartner mit Rechnungs- und Berichtsempfängern
- Kundenindividuelle Preise und eigene Grenzwerte je Kunde oder Kundenprobenstelle
- Aktivitäten, Termine und Wiedervorlagen mit E-Mail-Erinnerung
- Rechnungen aus Aufträgen, Proben oder Nachweisen, auch als Teilabrechnung
- Zahlungskontrolle bis zur Mahnstufe, Gutschriften und Stornos
- Beschwerden und Reklamationen bis zum 8D-Report
Ausprobieren
Die Kundenakte in diaLIMS
Filtern Sie Ihre Kunden nach Branche oder ABC-Typ, öffnen Sie eine Kundenakte und sehen Sie Ansprechpartner, Aktivitäten und Vorgänge auf einen Blick. Legen Sie eine Wiedervorlage an: diaLIMS erinnert den Bearbeiter rechtzeitig per E-Mail.
| Vorgang | Nr. | Datum | Betrag | Status |
|---|
Beispieldaten: Alle Kunden, Personen, Nummern und Beträge sind erfunden. Die Ansicht ist vereinfacht und zeigt nur einen Ausschnitt der Felder in diaLIMS.
Ausprobieren
Vom Angebot bis zur Zahlung
In diaLIMS sind Angebot, Auftrag, Rechnung, Zahlung und Mahnung miteinander verknüpft. Spielen Sie einen Laborauftrag durch: Wählen Sie einen Kunden, geben Sie Rabatte, beauftragen Sie eine Untersuchung nach, rechnen Sie freigegebene Proben als Teilrechnung ab und buchen Sie Zahlungen. Ein Klick auf einen Beleg in der Kette zeigt ihn in der Vorschau.
Verknüpfte Belege
Der Auftrag übernimmt alle Positionen und Preise aus dem Angebot. Zu jeder Probe gehören die beauftragten Untersuchungen.
Simuliertes Datum:
Vereinfachtes Beispiel mit Beispieldaten: erfundene Kunden, Nummern und Preise. Die Umsatzsteuer ist stark vereinfacht dargestellt und ersetzt keine steuerliche Beratung; in diaLIMS werden Steuersätze und Steuerarten je Kunde hinterlegt.
Funktionen
Alles für Ihre Kundenbeziehungen
Von der ersten Anfrage bis zur Zahlung und darüber hinaus: Alle CRM-Funktionen arbeiten mit denselben Daten wie Ihr Labor.
Kunden einstufen, Ansprechpartner pflegen
- Umfangreiche Felder für detaillierte Informationen zu Kunden und Ansprechpartnern
- Klassifizierung nach Branche, ABC-Typ, NACE-Index und weiteren Eigenschaften; Kunden lassen sich danach filtern
- Kunden zu Konzernen gruppieren, beliebig viele Mitarbeiter und Ansprechpartner je Kunde
- Rechnungs- und Berichtsempfänger sowie Hauptansprechpartner festlegen
- Kundenindividuelle Preislisten und eigene Grenzwerte je Kunde oder Kundenprobenstelle
- Wichtige Unterlagen im integrierten Dokumentenmanagement ablegen
Kein Kontakt geht verloren
- Telefonate, E-Mails, Besprechungen und Gesprächsprotokolle als Aktivitäten dokumentieren oder vorausschauend planen
- Aktivitäten am Auftrag: Jeder Mitarbeiter sieht sofort den Stand der Arbeiten
- Terminplanung mit Termin, Erinnerungsdatum, Bearbeiter und Aufgabenstellung
- E-Mail-Erinnerung an die festgelegten Bearbeiter, auf Wunsch zusätzlich einige Tage vor dem Termin
- Praktische Wiedervorlage und übersichtliche Protokollierung aller Kontakte
- E-Mail- und Newsletter-Kampagnen über frei pflegbare Kundenverteiler, Standard-Anschreiben automatisch vorbereitet und versendet
Angebote in wenigen Minuten
- Angebote aus Artikelstammdaten und kundenindividuellen Preislisten kalkulieren
- Positionsrabatt oder Gesamtangebotsrabatt, Rechnungs- und Zahlungskonditionen, Angebotsgültigkeit
- Direkt drucken oder als PDF per E-Mail versenden, digital signiert
- Wiedervorlage, damit spätere Rückfragen beim Kunden nicht vergessen werden
- Positionen über alle Vorgangsmodule individuell anpassen: Menge, Preis, Rabatt, Bezeichnung nach Kundenwunsch
- Lieferscheine und Adressetiketten drucken
Rechnungen schreiben, Zahlungen kontrollieren
- Rechnungen automatisch aus Aufträgen, Proben oder Nachweisen, auch ohne Auftrag
- Teil- oder Gesamtabrechnungen aus Laboraufträgen, auch für nachträglich beauftragte Untersuchungen
- Versand per E-Mail mit digitaler Signatur, als XRechnung oder ZUGFeRD (Factur-X)
- Korrekte Umsatzsteuer automatisch: inländische Steuersätze, umsatzsteuerfreie Rechnungen innerhalb der EU, internationale Kunden
- Steuersätze schnell anpassbar, wenn sich gesetzliche Vorgaben ändern
- Zahlungseingänge und Teilzahlungen am Auftrag, Mahnungen, Gutschriften und Stornos
Beschwerden, Kritik und Lob strukturiert bearbeiten
- Beschwerden, Kritik und Lob im Reklamationsmanagement erfassen und einstufen
- Individuelle Antwortschreiben, vorausgewählt nach der Einstufung der Reklamation
- Hand in Hand mit dem Probenmanagement: Prüfaufträge für Rückstellmuster direkt ans Labor geben
- Schnelle Auswertungen zu Qualitätsproblemen dank strukturierter Dokumentation
- 8D-Report: alle 8 Disziplinen dokumentieren und ausdrucken
Zahlen für Management und Buchhaltung
- Management- und Controllingberichte im diaLIMS-Dashboard
- Lückenlose Verknüpfung vom Angebot über Auftrag und Rechnung bis zu Zahlung und Mahnstufe
- Schnittstelle zu DATEV Online
- Online-Portal: Ihre Kunden rufen Auftragsstatus und Prüfberichte selbst ab
- Anbindung an ERP- und Drittsysteme über Schnittstellen
Reklamationsmanagement
Der 8D-Report in diaLIMS
Der 8D-Report belegt Schritt für Schritt, wie eine Reklamation bearbeitet wurde. In diaLIMS dokumentieren Sie alle acht Disziplinen übersichtlich und drucken den Bericht auf Knopfdruck. Klicken Sie auf eine Disziplin für Details.
D1 Team
Ein Team mit den nötigen Kenntnissen übernimmt die Reklamation. In diaLIMS sind Bearbeiter und Zuständigkeiten direkt an der Reklamation dokumentiert.
D2 Problem
Die Reklamation wird mit allen Angaben erfasst und eingestuft, zum Beispiel als Beschwerde oder Kritik. Kundendaten, Auftrag und Proben sind bereits verknüpft.
D3 Sofortmaßnahmen
Sofortmaßnahmen schützen den Kunden, bis die Ursache gefunden ist. Prüfaufträge für Rückstellmuster geben Sie direkt aus dem Modul an das Labor.
D4 Ursachen
Die strukturierte Dokumentation macht schnelle Auswertungen zu Qualitätsproblemen möglich. Die Chargenrückverfolgung führt von der reklamierten Charge zurück bis zu den Rohwaren.
Zur ChargenrückverfolgungD5 Maßnahmen planen
Das Team legt fest, wie die Ursache dauerhaft beseitigt wird, mit Verantwortlichen und Terminen.
D6 Umsetzen
Die Maßnahmen werden umgesetzt und ihre Wirksamkeit überprüft, zum Beispiel durch erneute Prüfungen im Labor.
D7 Vorbeugen
Prozesse, Prüfpläne oder Arbeitsanweisungen werden angepasst, damit der Fehler nicht wieder auftritt.
Zu Qualitätsmanagement & KVPD8 Abschluss
Die Reklamation wird abgeschlossen und die Arbeit des Teams gewürdigt. Den 8D-Report drucken Sie direkt aus diaLIMS, das Antwortschreiben an den Kunden wird passend zur Einstufung vorausgewählt.
E-Rechnung
Bereit für die E‑Rechnungspflicht ab 2027?
- XRechnung und ZUGFeRD (Factur-X) seit Version 13.5, ab Januar 2027 auch in UBL
- Prüfung mit dem KoSIT-Validator vor dem Versand
- Rechnungen direkt aus Aufträgen, Proben oder Nachweisen
- Ab Januar 2027 frei konfigurierbare Zuordnung der Rechnungsfelder
Noch bis zur Versandpflicht
73Tage
–Std.
–Min.
–Sek.
Stichtag: 01.01.2027
Die Versandpflicht für große Unternehmen gilt. diaLIMS ist bereit.
Lernen Sie das CRM in diaLIMS kennen
Wir stellen Ihnen diaLIMS persönlich vor, bei Ihnen im Betrieb oder in einer Online-Präsentation. Dabei zeigen wir Ihnen Kundenverwaltung, Angebote und Rechnungen anhand Ihrer eigenen Abläufe.